[헤럴드경제=이윤미 기자]직장인이라면 보고서 쓰기는 피해갈 수 없다. 기획보고서, 상황보고서, 제안서나 공문, 보도자료 등 업무의 상당부분을 차지하는 게 사실이다. 보고서를 잘쓰냐 여부는 업무 평가는 물론 결정적으로는 기업경영에 영향을 미치기도 한다.

‘보고서 작성의 일인자’로 통하는 백승권 전 참여정부 행정관은 보고서의 형식은 일기, 시, 소설 등과 다르다며, 일정한 법칙을 익히면 누구나 잘 쓸 수 있다고 말한다.

그에 따르면, 보고서 작성에는 6가지 특별한 패턴이 있다. 이 패턴만 잘 따르면 개인의 글솜씨와 무관하게 완성도 높은 보고서를 작성하는 게 가능하다는 것이다.

우선 의사결정권를 중심으로 쓰라는 것. 의사결정권자를 중심에 놓고 보고서를 작성하면 내용과 구성, 단어, 문장, 표현도 달라진다는 것이다. 결정권자가 현명한 판단을 할 수 있도록 쓰는 게 핵심이다. 보고자의 이해와 편견이 아니라 사실과 의견이 명확하게 구분돼야 하고 육하원칙에 따라 주장하는 바가 명확히 드러나야 한다고 조언한다.

보고서는 짧을수록 좋다는 건 누구나 아는 사실. 핵심은 용건과 이유, 근거를 불필요한 수식을 제거해 전달하는 것이다. 또한 쓸 때는 목표를 제시한 뒤 실행방안을 설명하는 두괄식으로 써야 한다.

특히 보고서는 보는 글이라는 점에 유의해야 한다. 한 눈에 직관적으로 내용이 들어와야 한다. 효과적으로 내용을 보여주기 위해 다양한 시각적 자료를 활용하는 건 필수다.

내용은 대형마트식으로 구성할 것. 내용을 샅샅이 훑어봐야 필요한 내용을 찾을 수 있는 오일장형식이 아닌 의사결정권자가 보고서 전체를 보지 않아도 카테고리에 따라 필요한 내용을 찾을 수 있도록 구성하라는 것이다.

이 모든 법칙은 바로 의사결정권자를 위한 일이다. 백 씨는 결정권자의 시간소비를 줄여주고 현명한 판단을 할 수 있도록 돕는 것이라고 강조한다.

보고서 작성법을 토대로 기업 등을 대상으로 연간200회의 강연을 해오고 있는 백 씨는 참여정부 시절 ‘보고서 매뉴얼’을 만든 바 있다. 당시 대통령에게 올리는 보고형식이 부처마다 제각각이어서 형식을 통일해 보자고 만든 게‘보고서 매뉴얼’이다. 최근 출간한 ‘보고서의 법칙’은 보고서 매뉴얼 2.0격이다.

백 씨는 문재인 대통령의 특별 제안에 따라 오는 21일 청와대 직원을 대상으로 ‘보고서 제대로 쓰는 법’을 강의할 예정이다.

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